Haminan Energia sai uutta virtaa talousjärjestelmiinsä

Julkaistu 21.6.2016 - 16:01

Parhaissakin tietojärjestelmissä tulee ennemmin tai myöhemmin elinkaari vastaan. Näin kävi myös Haminan Energialla, jossa vanhat talous- ja palkkahallinnon järjestelmät eivät enää vastanneet nykyajan tarpeita eivätkä tuottaneet riittävää tietoa liiketoimintapäätösten tueksi.

“Haminan Energian talousjärjestelmien käytettävyys ei ollut sitä, mitä nykyisin järjestelmiltä edellytetään. Myös niiden ylläpidettävyys aiheutti haasteita”, hankkeen projektipäällikkö, Project Business Oy Finlandin Arto Sopanen, kertoo. “Järjestelmäuudistuksella haluttiin varmistaa, että talous- ja henkilöstöhallinnon tiedot ovat jatkossakin järjestyksessä ja aina ajan tasalla.”

Uusiksi järjestelmiksi valikoituivat Microsoft Dynamics AX ja Mepco HRM, joista ensimmäinen otettiin käyttöön tämän vuoden maaliskuussa ja jälkimmäinen tammikuussa.

Älä tingi pohjatyöstä

Yksi järjestelmäuudistuksen konkreettisimmista hyödyistä on manuaalisen työn väheneminen, mikä luonnollisesti säästää työntekijöiden aikaa. Myös paperityön määrä pienenee uusien järjestelmien myötä.

“Tavallisen työntekijän arjessa kaikki sujuu helpommin uusien järjestelmien avulla”, Sopanen kertoo. “Tosin ei välttämättä aivan alusta asti, koska uusien työkalujen ja toimintatapojen opettelu vie aina oman aikansa.”

Vaikka uudet järjestelmät maksavatkin itsensä ajan kanssa takaisin, on suurehko käyttöönottoprojekti aina merkittävä investointi yritykselle. Siksi se on syytä suunnitella tarkkaan. Onnistuneen käyttöönoton edellytys on huolellinen pohjatyö.

“Uuden järjestelmän hankinnassa on tärkeää tehdä kotiläksyt kunnolla, eli kartoittaa millaisia tarpeita yrityksen liiketoiminnassa eri tahoilla on”, Sopanen neuvoo yli 15 vuoden kokemuksella ICT-projekteista. “Samoin on syytä miettiä tarkkaan haettavan kokonaisratkaisun valintakriteereitä, eli millaiset asiat painavat eniten valinnassa.”

Valitse toimittaja huolella

Luonnollisesti myös toimittajavalinnalla on merkitystä projektin onnistumisen kannalta.

“Esimerkiksi taloushallinnon ratkaisua, Dynamics AX:ää, voidaan käyttää monella eri tavalla taloushallinnon tehtävissä”, Sopanen huomauttaa. “Jos toimittajalla ei ole riittävää asiantuntemusta siitä, miten järjestelmää voi parhaiten soveltaa toimialan ja yrityksen tarpeisiin, projektin tavoitteet voivat jäädä saavuttamatta.”

“Näimme toimittajavalinnan yhtenä kriittisimmistä asioista tässä projektissa”, Sopanen jatkaa. “Että onnistutaan löytämään toimittaja, joka tuntee toimittamansa ratkaisun mahdollisuudet riittävän hyvin ja ymmärtää myös asiakkaan tarpeet. Tällä kertaa valinnassa onnistuttiin jopa yli odotusten, ainakin näin projektipäällikön näkökulmasta.”

Soveltuvuusanalyysi kannattaa

Suurinta suitsutusta projektissa sai soveltuvuusanalyysi, joka tehtiin ennen varsinaisen yhteistyön aloittamista. “1-2 kuukautta kestäneessä soveltuvuusanalyysissa käytiin yhdessä toimittajan kanssa läpi, kuinka hyvin järjestelmä soveltuu Haminan Energian tarpeisiin”, Sopanen kertoo. “Sen aikana opittiin paljon ja löydettiin yhteinen sävel.”

Soveltuvuusanalyysi hyödyttää molempia osapuolia. Sen aikana asiakas saa konkreettista tietoa siitä, miten järjestelmää sovelletaan heidän vaatimuksiinsa. Toimittaja puolestaan ymmärtää paremmin, millaiseen projektiin he ovat sitoutumassa, jos asiakas päättää valita heidän kumppanikseen.

“Tällaisen kartoituksen tekeminen ennen varsinaista järjestelmän hankintaa on todella tärkeää riskien hallitsemiseksi”, Sopanen sanoo. “Ilman soveltuvuusanalyysiä tehdyissä projekteissa tavoitteet ja aikataulu asetetaan helposti liian kevein tiedoin. Tällöin vaarana on, että projekti suunnitellaan liian kiireellä, toki sovitussa budjetissa ja aikataulussa, mutta laadukkaan lopputuloksen kustannuksella.”

Joustavuus on valttia

Yllättävää kyllä, myös koolla voi olla merkitystä toimittajavalinnassa. “Mepco osoittautui sopivan kokoiseksi toimittajaksi, joka taipui myös projektin aikaisiin muutoksiin”, Sopanen kiittää. “Kaikissa projekteissa tulee eteen jonkin verran muutoksia ja uusia asioita, joihin ei ole varauduttu. Kun näin tapahtui, Mepco pystyi joustavasti löytämään asioihin ratkaisut. Tätä asiakas arvosti suuresti.”

Lisätiedot: 

Mepco: Hannu Lyytikkä, myyntipäällikkö, puh. 050 387 0480, hannu.lyytikka(a)mepco.fi

Haminan Energia: Pekka Raukko, varatoimitusjohtaja, puh. 040 592 6024, pekka.raukko(a)haminanenergia.fi

 

Mepco Oy:n liiketoiminta jaettiin kahteen ydinalueeseen vuoden 2017 alussa, jolloin se jakaantui kahdeksi uudeksi yritykseksi.  Accountor Enterprise Solutions Oy:n toiminnan ytimessä on asiakkaiden prosessien ymmärtäminen ja niiden kehittäminen globaalien liiketoiminta-alustojen avulla.

Työntekijöiden sähköpostiosoitteet ovat nykyään muotoa etunimi.sukunimi@accountorenterprise.fi

Facebooktwitterlinkedin

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Tilaan uutiskirjeen aiheesta

Vesihuollon toimialaratkaisu otettiin käyttöön Lahti Aquassa

Julkaistu 23.1.2015 - 12:36

Lahti Aquan ja Mepcon yhdessä kehittämä vesihuollon toimialaratkaisu on otettu onnistuneesti tuotantokäyttöön. Yhteenliitetyt työvälineet tuottavat merkittäviä hyötyjä asiakaspalveluun, sisäisiin prosesseihin ja johtamiseen.

Lahti Aqua lähti toimialansa suunnannäyttäjäksi vuonna 2013 hankkeessa, jossa haettiin harppausta vesihuollon liiketoiminnan ja asiakaspalvelun uudenaikaisiin käytäntöihin ja järjestelmiin. Tarjouskilpailussa kumppaniksi valittiin Mepco. Ratkaisu saatiin tuotantokäyttöön vuoden 2015 alussa. Projekti oli haastava etenkin monimuotoisten konversioiden takia.

“Teimme kaiken huolella ja yhtenäistimme samalla toimintatapojamme. Henkilökunta osallistui laajasti määrittelyyn ja testaamiseen. Oppiminen loi pohjan uusien mahdollisuuksien täysmittaiseen hyödyntämiseen“, toimitusjohtaja Martti Lipponen Lahti Aqua Oy:stä kertoo.

Vesihuollon yhteenliitetty kokonaisratkaisu

Käyttöönotettu vesihuollon toimialaratkaisu sisältää asiakasrajapinnan keskeiset osat: liittymisprosessin, asiakastietojen ja sopimusten hallinnan, noin 18 000 vesimittarin tietojen hallinnan ja laskutuksen, myyntireskontran, maksuvalvonnan sekä perinnän. Sisäiset prosessit kattavat taloushallinnon, ostolaskujen sähköisen käsittelyn sekä valmiudet sisäiseen laskentaan ja raportointiin. Järjestelmät on liitetty yhteen lukuisten integraatioiden avulla.

Ulkoistuskumppaneiden hoidossa olevia järjestelmiä voidaan käyttää Internet-verkon yli ajasta ja paikasta riippumatta. Vuoden 2015 aikana kehitetään extranet-asiakaspalveluja. Uudet järjestelmät tukevat nykyaikaisten online-itsepalvelujen toteutusta. Esimerkiksi kulutustiedot voidaan jatkossa ilmoittaa verkkopalvelun kautta.

Kvanttihyppy nykyaikaisiin toimintatapoihin

Moderni kokonaisratkaisu vastaa Lahti Aquan ja yleisemminkin vesihuollon tarpeita. “Olemme tehneet kvanttihypyn uusiin käytäntöihin ja työvälineisiin, jotka motivoivat henkilökuntaa sekä takaavat kehityksen ja tuen jatkuvuuden. Ratkaisu parantaa asiakaspalvelun laatua, lisää kustannustehokkuutta ja tuottaa tietoa johtamisen tueksi“, Lipponen toteaa.

Lahti Aquassa uskotaan, että jatkossa yhteistyö muiden vesihuollon toimijoiden kanssa koituu koko toimialan hyödyksi. “Vesihuoltotoimijoille on tarjolla valmiita ratkaisuja, joiden hyödyt voidaan saavuttaa nopeasti. Yhteisellä jatkokehityksellä on mahdollista palvella koko vesihuollon kenttää erilaisilla näkökulmilla ja suurempien volyymien tuomilla kustannussäästöillä“, Lipponen korostaa.

Mepcon ja Lahti Aquan yhteistyö on ollut tuloksellista. Yhteisvoimin ollaan valmiita palvelemaan koko toimialaa. “Olen tyytyväinen ja helpottunut tavasta, jolla vaativa ratkaisu saatiin toteutettua ja ensimmäiset laskut asiakkaille ilman ongelmia. Mepcon toiminta haasteellisissa olosuhteissa on ollut määrätietoista ja ammattitaitoista. Välitavoitteet on saavutettu ja tästä on hyvä jatkaa eteenpäin“, Lipponen summaa.

Lisätiedot

Mepco: Markku Pekkola, toimitusjohtaja, puh. 0400 233 150, lähetä sähköpostia
Lahti Aqua: Martti Lipponen, toimitusjohtaja, puh. (03) 851 5912, lähetä sähköpostia

 

Mepco Oy:n liiketoiminta jaettiin kahteen ydinalueeseen vuoden 2017 alussa, jolloin se jakaantui kahdeksi uudeksi yritykseksi.  Accountor Enterprise Solutions Oy:n, toiminnan ytimessä on asiakkaiden prosessien ymmärtäminen ja niiden kehittäminen globaalien liiketoiminta-alustojen avulla.

Työntekijöiden sähköpostiosoitteet ovat nykyään muotoa etunimi.sukunimi@accountorenterprise.fi

 

Facebooktwitterlinkedin

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Tilaan uutiskirjeen aiheesta