Mitä järjestelmähankinnassa on hyvä muistaa?

Tuntuuko siltä, että järjestelmähankintaa vältellään yrityksessänne mahdollisimman pitkälle? Ehkäpä mielessä kummittelee vielä kymmenen vuotta sitten tehty järjestelmähankinta, missä kaikki mahdollinen meni pieleen.

Uuden järjestelmän hankkiminen ei ole helppoa. Suuret sisäiset projektit voivat olla uuvuttavia, ja mahdollinen muutosvastarinta luo jännitteitä työympäristöön. Yrityksissä on harvoin järjestelmähankinnan ammattilaisia, jotka osaisivat hallita suurten hankintojen kokonaisuutta. Isot projektit saattavat mennä pieleen jo sopimusvaiheessa, jonka seurauksena tarjonta ja tarve eivät kohtaa, ja hankkeen hinta nousee sen seurauksena kohtuuttoman suureksi.

Mitä olisi hyvä ottaa huomioon, jotta päästäisiin parhaimpaan lopputulokseen?

 

    • Sitouta johto. Johdon tuki on kaikki kaikessa. Ilman budjettia on mahdotonta lähteä tekemään mitään hankintoja. Varmista siis, että johto on ymmärtänyt hankkeen kokoluokan ja sen tuomat hyödyt. Henkilöstön toimivat työkalut ovat edellytys kannattavalle liiketoiminnalle. Johdon näkökulmasta järjestelmähankinta on ennen kaikkea sijoitus, joten hyvät perustelut hankinnalle on hyvä olla.

 

    • Sitouta henkilöstö. Projektin ei tarvitse olla mikään salaseura. Kasaa aikaisessa vaiheessa mahdollisimman monipuolinen projektiryhmä hankintaprosessia varten, jotta järjestelmästä saadaan halutunlainen. Käyttäjät tietävät parhaiten, mitä ominaisuuksia tarvitaan. Kun henkilöstö on mukana hankinnassa, niin vältytään myös muutosvastarinnalta. Tällöin hankintavaihe varmasti kestää kauemmin, mutta käyttöönottovaiheessa kiitetään, koska päämääränä on, että käyttäjät oikeasti käyttäisivät järjestelmää. Naapurimaan diskuteeraus kunniaan!

 

    • Panosta osaamiseen ja resursseihin. Projektiryhmässä on hyvä olla riittävästi osaamista ja oikeasti aikaa toteuttaa projekti. On hyvä kiinnittää huomiota sekä toimittajan, että oman henkilöstön osaamiseen eri rooleissa, varsinkin kokeneet projektipäälliköt edesauttavat projektin tehokasta läpivientiä. Osaava projektiryhmä antaa valmiudet sujuvaat kommunikaatioon.

 

    • Kuvaa hankinnan tarjouspyyntövaatimukset tarkasti. Jotta tarjoukset ovat vertailukelpoisia laadultaan ja hinnaltaan, niin toimittajien on tärkeä ymmärtää vaatimukset samalla tavalla. Kuvaa selkeästi tavoitetila ja vaatimukset. Kun tavoitetila ja järjestelmäkokonaisuus on hyvin määritelty, tällöin vältytään päällekkäisiltä toiminnallisuuksilta, ja tehdään kokonaisuutta tarpeeseen. Hyvin suunniteltu on jo puoliksi tehty.

 

    • Painota standardia. Vaikka henkilöstön toiveita pitää kuunnella, niin reaaliteetit kannattaa kuitenkin pitää mielessä, eikä toiveiden tynnyriä pidä täyttää liikaa. Pitää muistaa se, että liiallinen modeihin turvautuminen paisuttaa hintaa sekä lisää riskejä projektointivaiheessa sekä ajallisesti, että toiminnallisesti.

 

    • Varaa riittävästi aikaa hankeprosessille. Jotta hankkeesta tulisi mahdollisimman hyvä ja mahdollisimman moni toimittaja pystyisi osallistumaan hankkeen kilpailutukseen, varaa realistinen aika projektin toteuttamiselle.

 

    • Muista elinkaariajattelu. Kuinka tämä investointi olisi mahdollisimman pitkäkestoinen? Mikä on haluttu investoinnin takaisinmaksuaika? Teknologioille kannattaa olla avarakatseinen. Pilvipalvelut ovat hyvä mahdollisuus pitkäkestoiseen ohjelmiston ylläpitoon ja kehitykseen.

 

Suunnitellessa uuden järjestelmän hankintaa tulisi ensisijaisesti määrittää oman yrityksen järjestelmien nykytila ja sen tavoitetila. Vastaa seuraaviin kysymyksiin. Miksi hankkeeseen lähdetään ja mitä hyötyjä siitä saadaan? Mitä haasteita nykyprosessissa on ja mitä haluttaisiin parantaa?

Vasta tämän jälkeen kannattaa lähteä vertailemaan eri järjestelmiä ja toimittajia. Ulkopuolisen resurssin käyttämistä kannattaa harkita, jos oma osaaminen tai aika eivät tällaiselle analysoinnille riitä. Ulkopuolisita toimijoilta löytyy kartoitukseen valmiita sapluunoita, jotka helpottavat vaatimusten määrittämistä ja dokumentointia. Näiden vaatimusten pohjalta on helpompi lähteä vertailemaan toimittajia ja järjestelmiä.

 

Etsitkö keinoja ja työvälineitä taloushallinnon rutiinien tehokkaaseen hoitamiseen, älykkääseen raportointiin sekä johtamista tukevan tiedon tuottamiseen?

Taloushallinnon kartoituksen avulla selvitämme liiketoimintanne tavoitteet ja nykytilanteen, jotta voimme yhdessä suunnitella teitä parhaiten palvelevat ratkaisut. Lue lisää ja pyydä yhteydenottoa.

 

 

Facebooktwitterlinkedin

Laura Tienvieri

Laura edustaa Accountor Enterprisen talous- ja toiminnanohjausjärjestelmien presales -osaamista suunnitellen ja ideoiden kokonaisratkaisuja. Kokemusta on kertynyt yli kymmenen vuotta erilaisten yritysten ja kehitysprojektien parissa erityisesti taloushallinnon saralla. Keskeisinä kiinnostuksen kohteina ovat liiketoimintaprosessien haasteet, benchmark ja parhaiden ratkaisujen löytäminen.

Vapaa-aika vietetään perheen kanssa, retkeillen luonnossa ja urheillen monipuolisesti sekä välillä ystävien kanssa hengaillen. Lomilla suunnataan yleensä jonnekin uuteen mielenkiintoiseen paikkaan, jossa voi rentoutua ja nauttia luonnosta.

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan mahdollisimman pian. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

Accountor Enterprise Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Accountor Enterprise Solutions Oy käsittelee henkilötietojasi tietosuojaselosteen mukaisesti ja voi olla yhteydessä sinuun esimerkiksi sähköpostitse ja/tai puhelimitse. Tutustu tietosuojaselosteeseen.