Round table: Microsoft Dynamics 365 tarjoaa välineet kuntalaisten osallistamiseen

Julkaistu 4.12.2017 - 15:06

 

Järjestimme 30.11.2017 kuntien ja kaupunkien päättäjille Round table -tilaisuuden, jonka teemana oli kuntalaisten osallistaminen. Porvoon, Nurmijärven, Kouvolan ja Hyvinkään edustajat kertoivat heidän kokemuksistaan ja Microsoft Dynamics 365 -liiketoiminta-alustan hyödyntämistavoista.

Microsoftin, Sr. Partner Sales Executive, Jani Liukkonen toi esille mielenkiintoisia esimerkkejä maailmalta mm. Oslossa käytössä oleva palotarkastusjärjestelmä on toteutettu Dynamicsilla ja Illinoisin vankeinhoitolaitoksen toteutuksessa on huomioitu monikanavaisuuden ja tietoturvakriittisyyden haasteet. KuntaPron asiakkuusjohtaja Tero Karinti ja ohjelmistoliiketoimintajohtaja Joni Talvitie kertoivat, millä tavoin KuntaPro voi auttaa kuntia ja kaupunkeja digitalisaation tiellä.

Kun Excel ei enää riitä

Porvoon kaupunki on yksi digitalisaation edelläkävijöistä. Porvoossa on toteutettu kuntalaisten asiointiportaalia yhdessä KuntaPron ja Accountor Enterprisen kanssa. Porvoon kaupungin tietohallintopäällikkö Axel Ek avasi tilaisuudessa heidän CRM-hankkeen keskeisiä tavoitteista, joita olivat mm. asiakaspalvelun parantaminen, käyttäjäystävällisyys, monikanavaisuus, somepalvelut ja työn tuottavuuden parantaminen. Porvoossa otettiin käyttöön keskitetty asiakaspalvelupiste Kompassi, joka mahdollista kuntalaisten paremman palvelun. ”Todettiin ettei Excel siihen oikein istu”, täsmensi Axel Ek.

Hyvinkää on testannut Microsoft Dynamics 365 -liiketoiminta-alustan toimintaa. Hyvinkään kaupungin projektiasiantuntija Vesa Eloranta kertoi pääkäyttäjän roolista Dynamics 365 -muokkaamisessa. ”Dynamics 365 on monipuolinen työkalu, yhden asian voi tehdä usealla tavalla”, kuvaili Eloranta.

Axel Ek, Porvoon kaupunki

Nuorten ääni kuuluviin

Anne Tillström, Kouvolan kaupungin tietohallintopäällikkö, kertoi heidän haasteena olevan muuttoliikenne ja ikääntyvä väestö.  Kouvolassa lähdettiin etsimään keinoja tavoittaa nuoret ja päädyttiin nuorten omaan vaikuttamisjärjestelmään, joka toimii myös mobiilisti. Kouvolan kaupungin suunnittelija Riikka Kaasalainen ja nuoriso-ohjaaja Juha Leskinen totesivat, että olemassa oleva järjestelmä ei vastannut tarkoituksia, joten haluttiin kehittää jotain täysin uutta. ”Vanha järjestelmä oli haastava kuntalaisille ja nuorille käyttää, tietojen syöttäminen ja löytäminen oli hankalaa”, kertoi Riikka Kaasalainen.

Tavoitteena on kehittää matalan kynnyksen malli, jotta nuoret haluaisivat käyttää palvelua. Nuoret ovat olleet aktiivisesti mukana projektissa ja ideoita vaihdetaan mm. WhatsApp-ryhmässä. ”Tavoitteena on päästä testaamaan järjestelmää joulun alla ja käynnistämään markkinointikampanjaa”, täsmensi Juha Leskinen.

Juha Leskinen ja Riikka Kaasalainen, Kouvolan kaupunki

Sinnikkyys palkitaan – myös järjestelmäprojekteissa

Nurmijärvi on kulkenut Porvoon saappaissa ja kuntaan on haettu uutta toimintamallia Microsoft Dynamics 365 -ratkaisun avulla. Henkilöstövaihdoksien myötä isot järjestelmähankkeet voivat kaatua ja henkilöstö saattaa jopa olettaa, että hanke kuopataan, koska sitä vetänyt henkilö vaihtoi toisiin tehtäviin. Nurmijärvellä ei heitetty hanskoja tiskiin vaan jatketaan sinnikkäästi projektin parissa ja Piia Nurkka, koordinaattori, tekee päättäväisesti työtä tavoitteiden saavuttamiseksi. Nurmijärven kunnan osalta projektiin liittyy keskeisesti muutosjohtaminen.

Piia Nurkka listasi suositeltaviin käytäntöihin mm. asiaan uskovan projektiryhmän kasaamisen, työskentelyn dokumentoimisen ja tavoitteiden määrittelyt. ”Panosta viestintään, muista lähtökohtana avoimuus ja kuulluksi tuleminen. Ota keskeiset käyttäjät mukaan suunnitteluun ja anna mahdollisuus tutustua järjestelmään ja antaa siitä palautetta”, lisäsi Piia Nurkka.

Piia Nurkka, Nurmijärven kunta

Ajankohtaiset asiat herättivät monipuolista keskustelua

EU:n tietosuoja-asetus GDPR puhututtaa kaikissa medioissa ja se oli Round table -tilaisuudenkin agendalla. Accountor Enterprisen teknologiajohtaja Juho Nieminen herätteli yleisöä huomioimaan GDPR:n vaikutukset järjestelmissään. Siirtymäaika päättyy 25.5.2018, joten nyt on kriittinen hetki tehdä tarvittavat muutokset järjestelmiin ja toimintatapoihin.

Social Engagement eli sosiaalinen kuuntelu kiinnostaa niin yksityisellä kuin julkisella puolella. Mahdollisuus saada helposti tietoa omaan yritykseen tai tiettyihin aihepiireihin liittyvistä keskusteluista on tämän hetken kuuma keskustelu. Kuntien ja kaupunkien osalta Social Engagement tarjoaa mahdollisuuden palvella paremmin kunnan asukkaita ja toisaalta löytää keinoja uusien asukkaiden houkuttelemiseen.

Juho Nieminen, Accountor Enterprise Solutions

Muutosvastarinta haasteena

Osallistujat olivat yhtä mieltä, että digitalisaatio on kaikkien kuntien ja kaupunkien yhteinen haaste ja mahdollisuus. Tärkeintä on saada innostuneet ja motivoituneet tiimit vetämään muutosprosesseja. ”Digitalisaatio on kaikille tuttu juttu ja hieno asia, jos ei tarvitse itse muuttua”, totesi yksi tilaisuuden osallistujista nauraen.

 

Haluatko kuulla lisää Porvoon ratkaisusta ja heidän tulevaisuuden suunnitelmista? Ilmoittaudu mukaan 12.12. pidettävään webinaariin:

 

Facebooktwitterlinkedin

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Tilaan uutiskirjeen aiheesta