Miten varmistat kenttäpalveluiden tehokkuuden ja jouhevan asiakaskokemuksen?

Kenttäpalvelu on asiakkaiden, tehtävien, resurssien ja materiaalin hallintaa. Haasteena on tiedon saatavuus, ajantasaisuus sekä läpinäkyvyys.

Siihen tarvitaan kaiken tarvittavan datan sisältävä tietojärjestelmä, joka skaalautuu eri käyttötarpeiden mukaisesti ja on helposti mukautettavissa muuttuneisiin tilanteisiin. Lisäksi järjestelmästä täytyy löytyä hyvät käyttöliittymät sekä toimisto- että erityisesti kenttäkäyttöön. Sujuva järjestelmäkehitys, käyttöönotto ja ylläpito kuuluvat myös hyvän järjestelmän taustalle.

Millainen on hyvä kenttäpalvelun tietojärjestelmä?

Kenttäpalvelun hallinta toteutetaan yleensä itsenäisellä, vain sitä tarkoitusta palvelevalla sovelluksella tai toiminnanohjausjärjestelmään rakennetulla moduulilla. Kummallakin ratkaisulla on hyvät ja huonot puolensa.

Yksittäinen, tiettyyn toimialaan rakennettu sovellus voi olla tarkoitukseensa hyvä, mutta se vaatii integraatiot muihin ohjelmistoihin. Niiden tekeminen ja ylläpito maksavat, ja ketteryys hukkuu helposti integraatiosääntöjen viidakossa.

Toiminnanohjausjärjestelmän sisään rakennettu kenttäpalvelun ratkaisu on integraatioiden osalta optimaalinen – niitä ei tarvita. Mutta ratkaisun helmasynti on laajan kokonaisuuden aiheuttama jäykkyys, sillä päivitykset, ylläpito ja käytettävyys ovat kankeita. Osittain myös siksi, ettei niitä alun perinkään ole kehitetty operatiivisen toiminnan ehdoilla.

Microsoftin vastaus

Vuonna 2015 Microsoft hankki FieldOne Sky -kenttähuollon järjestelmän ja liitti sen osaksi silloista Dynamics CRM -järjestelmää. Moduuli tunnetaan nyt nimellä Microsoft Dynamics 365 Field Service.

Ratkaisu oli onnistunut. Sekä Microsoft CRM että FieldOne Sky olivat jo pitkään ja laaja-alaisesti käytössä olleita tuotteita, ja niiden yhdistäminen samaan käyttöympäristöön loi hyvän kokonaisuuden kenttäpalveluiden hallinnan tarpeisiin.

Dynamics 365 on moderni liiketoiminnan alusta, joka on alusta asti rakennettu operatiivisen toiminnan näkökulmasta. Siksi se on erinomainen ratkaisu kenttäpalveluiden hallinnan perustaksi. Se on kokonaisratkaisu, jossa integraatioiden rakennustarpeet ovat vähäiset, ja joka on ketteryydeltään ja muokattavuudeltaan omaa luokkaansa verrattuna toiminnanohjausjärjestelmiin. Dynamics 365 sisältää kenttäpalvelun lisäksi kaikki siihen liittyvät palvelut, mm. myynti, asiakaspalvelu, materiaalihallinto, laskutus, raportointi. Se on silti itsenäinen, helposti mukautettava ja ketterä kokonaisuus muuttuviin asiakaskohtaisiin tarpeisiin.

Älyä huolto- ja korjaustoimintaan

Kenttäpalvelun yhteydessä puhutaan paljon myös IoT:sta ja älykkäistä järjestelmistä, jotka pystyvät ennakoimaan tulevia huolto- ja korjaustarpeita. Yksinkertaisuudessaan älykkyys on ajantasaista, kohteista tulevaa tietoa ja siihen perustuvaa logiikkaa.

Syntyvää tietoa on yleensä jalostettava ennen kuin se on kenttäpalvelun hyödynnettävissä. Dynamics 365 Connected Field Service tarjoaa hyvät ja kehittyvät työkalut automaation haltuunottoon, edelleen samassa sovellusympäristössä.

Mobiilisti yhden kirjauksen periaatteella

Hyvällä mobiilikäyttöliittymällä edetään yhden kirjauksen periaatteella. Käyttöliittymällä hallitaan työt, kirjataan tunnit, kulut ja materiaali sekä otetaan tarvittaessa asiakaskuittaus ja kuva. Kartta-, kalenteri- ja luettelonäkymät ovat valinnan mukaan käytettävissä, samoin liitedokumentit. Paperia tai työasemasovellusta ei tarvita.

Käyttöliittymä toimii haluamallasi laitteella eikä hyydy, vaikka verkkoyhteyttä ei olisi saatavilla. Siinä on kaikki tarvitsemasi toiminnot, mutta ei mitään ylimääräistä.

Dynamics 365 -mobiilikäyttöliittymä on vastaus mainittuihin tarpeisiin. Mobiilikäyttöliittymä kytkeytyy osaksi pääjärjestelmää, jolloin erillisiä integraatioita ei tarvitse rakentaa. Helppo muokattavuus viimeistelee käyttäjäkohtaiset vaatimukset.

Tie parempaan asiakas- ja henkilöstökokemukseen sekä tehokkuuteen

Kaikki voittavat, kun organisaationne järjestelmäarkkitehtuurin kokonaisratkaisu on kunnossa.

Loppuasiakkaanne saa parempaa palvelua, kommunikaatio toimii ja laskut sisältävät sen, mitä on toimitettukin.

Organisaationne näkökulmasta läpimenoajat lyhenevät, laskutussykli nopeutuu, työnjohdon tarve vähenee sekä resurssi- ja materiaalisuunnittelu tarkentuu.

Työntekijöillenne oman työn hallinta ja hyvät käyttöliittymät parantavat työviihtyvyyttä, lisäävät työmotivaatiota ja helpottavat kommunikaatiota.

Ovatko järjestelmätoimittajan ja kumppanin taustat kunnossa?

Hyvän tietojärjestelmän kehityksen taustalla pitää olla toimittaja, jolla on halua, kykyä ja resursseja kehittää sitä vastaamaan uusiin ja muuttuviin tarpeisiin. Ja ylipäätään toimittaja, jonka voitte olettaa olevan olemassa sovelluksen elinkaaren ajan. Microsoftin kanssa ei tarvitse jännittää.

Hyvä paikallinen kumppani tuntee liiketoimintanne ja siihen sopivat järjestelmät. Tarvitaan riittävät resurssit ja osaamisen järjestelmän käyttöönottoa, konsultointia ja ylläpitoa varten sekä lisäksi valmius järjestelmän laajentamiseksi, vaikka koko organisaation toiminnanohjaukseen.

Kun organisaatiollesi tulee tarve hankkia tai uusia kenttäpalvelujen hallintajärjestelmä tai muu operatiivinen järjestelmä, tulemme mielellämme kertomaan, miten vaativatkin järjestelmätarpeet ratkaistaan Microsoft Dynamics 365 -järjestelmällä: kenttäpalvelut, myynti, asiakaspalvelu, asiakaspalaute, laskutus tai vaikka koko toiminnanohjaus.

Facebooktwitterlinkedin

Kaleva Helin

Kaleva on Accountor Enterprisen kenttäpalveluiden konsultti. Hänellä on pitkä kokemus työnohjaus- ja kunnossapitojärjestelmien käyttöönottoprojekteista, ohjelmistokehityksestä ja konsultoinnista.

OTA YHTEYTTÄ

Kerro, miten voimme olla avuksi. Jätä yhteystietosi niin palaamme asiaan viimeistään seuraavan arkipäivän aikana. Ota ensimmäinen askel jo tänään, älä odota huomiseen.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Tilaan uutiskirjeen aiheesta