Automaatio virtaviivaistaa työntekoa

Me kaikki olemme osa yrityksemme prosesseja. Toistamme samoja rutiineja, siirrämme tietoa paikasta toiseen. Toimimme kuin pienet rattaat osana isoa koneistoa.

Toistuva ja rutiininomainen työ on harvoin motivoivaa. Nyt rutiineihin on kuitenkin tulossa helpotusta pilvipalvelun muodossa.

Microsoft esitteli huhtikuun lopussa Microsoft Flown, joka tarjoaa työnkulkuja ja logiikkaa pilvestä. Aikaisemmin muun muassa IFTTT.com (lyhenne sanoista If-this-then-that) oli uranuurtajana tässä markkinassa.

Ulkoista rutiinit automaatiolle

Flow automatisoi rutiininomaiset työtehtävät muutamalla hiiren klikkauksella ilman riviäkään koodia. Automaatio pyörii pilvessä, eikä alkuinvestointia ole. Yksinkertaistettuna työkalu koostuu seuraavista alueista:

  • Liipaisin: Kun tämä tapahtuma ilmenee, työnkulku alkaa. Esim. tiedosto on lisätty Dropboxiin tai sähköposti tulee laatikkoon.
  • Tekeminen: Mitä tehdään, kun liipaisin-tapahtuma ilmenee. Esim. siirrä tiedosto Dropboxista Sharepointin listaan.
  • Ehdot: Vaihtoehtoisia tekemisiä sisällöstä riippuen. Esim. toimita sähköpostin liite eri paikkaan Sharepointissa, jos asiakkaan x nimi on viestin otsikossa.

Työkalu tuo aidosti helpotusta omaan työkuormaan, jolloin aikaa jää enemmän muulle.

Miksi pilvipalveluun panostaminen kannattaa?

Konseptitasolla ajatus Flown kaltaisista työkaluista on ollut olemassa jo pitkään, ja niitä on toteutettu kovemmilla tietoteknisillä työkaluilla. Miksi panostaa jälleen uuteen teknologiaan? Syitä on monia:

  • Pilviohjelmistot yleistyvät: Useissa yrityksissä on käytössä pilviohjelmistoja, joihin nämä työkalut integroituvat suoraan. Esim. Microsoft Dynamics CRM Online löytyy valmiiksi kaikista näistä tuotteista.
  • Käytettävyys: Työkalujen käyttöliittymät ovat todella yksinkertaisia. Aloittaminen on pyritty tekemään mahdollisimman helpoksi.
  • Vakiintuva teknologia: Pilvityökalujen API-rajapinnat ovat vakiintuneita ja hyvin vahvoja. Käyttäjäoikeuksien antaminen ulkopuolisille sovelluksille alkaa olla normaali toimintatapa. Sovellukset esittävät näiden ulkopuolisten sovellusten lisäämät tiedot läpinäkyvällä tavalla.

Onko pilvessä liiankin hopeinen reunus?

Pilvipalveluista puhuttaessa painotus on yleensä niiden eduissa. Ne skaalautuvat yrityksen tarpeisiin ja niiden aloituskustannukset ovat verrattain pienet. Silti pilvipalveluissa on omat haasteensa, jotka on hyvä tiedostaa ennen palvelun hankintaa:

  • Tietoturva: Työkaluille pitää antaa varsin laajat oikeudet esim. yrityksen CRM-järjestelmään. Kaikki tekeminen tapahtuu oikeudet antaneen henkilön nimissä, mutta onko automaattinen pääsy CRM-järjestelmään riski tietoturvalle?
  • Ongelmatilanteiden hallinta: Pilvessä pyörivät työkalut ovat yksittäisen ihmisen käyttäjätunnusten takana. Ongelmatilanteessa hallinta on haastavaa. Tosin esim. loggaus voidaan järjestää vaikka Microsoft OneDrivessä olevaan Excel-taulukkoon.
  • Opiskelun tehokkuus: Työkalut ovat vielä uusia, mutta lupaavia. Käytön opettelu kannattaa rajata ensin pienelle ryhmälle ja levittää vasta sitten parhaat käytännöt koko organisaation käyttöön.

Pilvipalvelun hyödyt käytännössä

Flowta voi hyödyntää monella eri tapaa. Olemme listanneet alle mielenkiintoisimpia esimerkkejä sovellusmahdollisuuksista. Jos jokin jäi puuttumaan, jatketaan keskustelua LinkedInissä tai sähköpostitse!

  • Markkinaseuranta: Tehdään esim. Google Alertsilla RSS-feed, joka jaetaan esimerkiksi sähköpostiin, yrityksen Yammer -ryhmään tai lisätään yrityksen CRM-järjestelmään ko. asiakkaan tietoihin. Näin varmistetaan aina ajantasainen markkina-, asiakas- ja kilpailijatieto.
  • Tilastointi: Luodaan sähköpostilaatikkoon (esim. yhteistukipostilaatikko) automatiikka, joka luokittelee sähköpostit siellä esiintyvien asiakasnimien mukaan ja kirjoittaa nämä Excel-taulukkoon. Tämä pilvessä oleva Excel-taulukko voidaan visualisoida vaikka PowerBI -tuotteella dashboardin osaksi. Näin varmistetaan ajantasainen tieto asiakastilanteesta.
  • Integraatiot: Sähköpostilaatikkoon tulevat sähköpostiviestit siirretään CRM-järjestelmään entiteeteiksi tai niiden liitteistä luodaan Sharepoint-lista. Näillä kevyillä integraatioilla voidaan korvata perinteisiä kovan IT:n tekemiä integraatioita.

Pienikin yritys saa pilvipalvelusta suuren hyödyn

Tietotekniikka demokratisoituu koko ajan. Uudet pilvipalvelut eivät vaadi enää mittavia ylläpito- ja alkuinvestointeja, joten niiden hyödyt ovat entistä suuremman joukon saavutettavissa.

Nyt jos koskaan kannattaa kokeilla, tehostaisiko pilvestä hankittu automaatio myös sinun yrityksesi toimintoja. Ja jos kaipaat sparrailuapua, ota meihin yhteyttä!

Microsoft Flow on osa Dynamics 365 -palvelua, joka lanseerattiin näyttävästi WPC 2016 -tapahtumassa Torontossa. Toronton kuulumisista ja Dynamics 365 -palvelusta voit käydä lukemassa lisää täältä.

Facebooktwitterlinkedin

Heikki Tukiainen

Heikki on Accountor Enterprisen liiketoiminta-alustojen johtaja. Heikin työhistoria ulottuu McKinseyn liikkeenjohdon konsultoinnista Nokian liiketoiminnan kehitykseen ja Pretaxin talouden ulkoistuspalveluihin. Heikillä on kokemusta pilvipalveluista, taloushallinnon arjesta ja johtamisesta, kansainvälisestä liiketoiminnasta sekä yritysten strategioista. Koulutukseltaan Heikki on tuotantotalouden DI.

Vapaa-aikaansa Heikki viettää radio-ohjattavien lentokoneiden ja suunnistuksen parissa. Unelmia vaaliva mies viihtyy metsässä kompassin ja kaksospoikiensa kanssa – ja on kaksonen itsekin.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Tilaan uutiskirjeen aiheesta