Sähköisen laskutuksen haasteet – ja toivo paremmasta huomisesta

Painimme asiakkaidemme kanssa sähköisen laskutuksen ongelmien parissa. Suomi oli verkkolaskutuksen pioneeri viime vuosituhannen lopulla, mutta nyt edelläkävijyys on kääntymässä rasitteeksi. Vanhat toteutukset eivät pysy tekniikan kehityksen mukana, mikä aiheuttaa asiakkaillemme hankalia tilanteita.

Paperilaskuista verkkolaskuihin

Paperimaailmassa olemme tottuneet siihen, että on olemassa yksi lasku. Lasku on hyvin visuaalinen: se sisältää erittelyn ja maksamisen tiedot. Nykytilanteessa nämä oletukset eivät aina pidä paikkaansa. Annan muutaman esimerkin:

  • Laskun erittely ei aina mene perille. Joidenkin vastaanottajien sovellukset tai operaattorit eivät tue laskun liitteitä. Laskusta saatetaan välittää kuva, josta puuttuvat kaikki liitteet. Kysymyksessä voi olla myös käyttäjä- tai sovellusongelma.
  • Lasku ei näytä samalta vastaanottajalla kuin lähettäjällä. Joidenkin vastaanottajien sovellukset muodostavat kuvan verkkolaskusanomasta – eivät mukana menevästä liitteestä. Toisin sanoen vastaanottaja näkee laskun erilaisena kuin lähettäjä. Tällöin laskusta keskusteleminen epäselvissä tilanteissa on vähintäänkin haastavaa.
  • Lähettäjä ei näe, millainen lasku asiakkaalle on saapunut. Useissa toteutuksissa verkkolaskusanoma lähetetään operaattorille, joka muodostaa laskusta kuvan. Vastaanottaja saa tämän laskun visualisaation, mutta lähettäjä ei pääse siihen käsiksi.
  • Laskun perillemenoa ei pystytä varmentamaan. Verkkolaskun lähettäjä näkee omalta operaattoriltaan, että verkkolasku on lähtenyt vastaanottajan operaattorille, mutta ei saa toimituskuittausta operaattorilta. Myyntilasku voi hukkua pienen näppäilyvirheen takia.

Laskun ja sen erittelyn päätymisen asiakkaalle voi varmistaa vain lähettämällä testilaskun – tai käyttämällä paperilaskua. Tämä aiheuttaa verkkolaskutuksen pioneereille paljon lisätyötä ja kiivasta keskustelua. Myös yhteinen kieli ja laaja ymmärrys verkkolaskutuksen haasteista puuttuvat vielä täysin.

Mikä siis neuvoksi?

Meillä on jo verkkolaskufoorumi. Eurooppalaista verkkolaskutusta kehitetään kovaa vauhtia. Meillä on myös hallitus, joka haluaa edistää digitalisaatiota hallitusohjelmasta käsin. Kaikilla on kova tahto onnistua.

Päätinkin ottaa haasteen vastaan ja kirjasin ylös muutaman konkreettisen kehitysehdotuksen verkkolaskutuksen edistämiseksi:

  • Verkkolaskun lähetyksen testausportaali. Verkkosivusto, joka antaisi palautetta verkkolaskun sisällön tasosta. Onko laskun XML rakenteellisesti oikein? Käytetäänkö visualisaatiota oikealla tavalla? Verkkosivusto voisi tarjota myös positiivisia ideoita laskun parantamiseksi. Julkinen pisteytys ja ranking loisivat varmasti lisää motivaatiota, ja luokittelu eri tasoihin kirkastaisi kyvykkyyttä edelleen.
  • Verkkolaskun vastaanoton testausportaali. Verkkosivusto, joka lähettää asiakkaalle verkkolaskun. Sivuston kautta tulisi pystyä lähettämään monenlaisia sisältöjä, esimerkiksi verkkolaskujen liitteitä. Portaali toimisi myös alustana pisteytykselle, kehitykselle ja uusille ideoille.
  • Keskustele operaattorisi ja ohjelmistotoimittajasi kanssa verkkolaskutuksestasi. Millä tasolla laskutuksesi on tällä hetkellä? Oletko jäänyt viime vuosituhannelle? Miten pääsisit 2015-luvulle? Onko tämä operaattori sellainen, joka pystyy viemään sinut nykyaikaan?
  • Kun valitset uutta järjestelmää tai operaattoria, tyydy vain parhaaseen! Vaadi järjestelmää, joka taipuu nykyaikaiseen verkkolaskutukseen. Finvoice 2.x -versio on ehdoton minimivaatimus. Varmista, että ostolaskusovellus pystyy käsittelemään 1-10 liitettä, kuten Finvoice 2.x:n kuvaus vaatii. Pidä huolta siitä, että pystyt lähettämään asiakkaillesi monipuolisia laskuja liitteineen ja tulevaisuudessa myös kontrolloimaan lähettämiesi laskujen ulkonäköä.

Tekemistä riittää vielä meille kaikille! Selvää on, että ilman toimintatavan muutosta Suomen verkkolaskutoiminta muuttuu painolastiksi digitalisaation edetessä. Olkaamme siis aktiivisia ja vaatikaamme hyvää suoritusta toimittajiltamme.

Loppujen lopuksi asiakas, eli laskun maksaja, ajaa tätä maailmaa eteenpäin. Terhakkuus ja selkeät vaatimukset ovat nyt tarpeen. Ilman niitä verkkolaskutus jää auttamattomasti viime vuosituhannelle.

Facebooktwitterlinkedin

Heikki Tukiainen

Heikki on Accountor Enterprisen liiketoiminta-alustojen johtaja. Heikin työhistoria ulottuu McKinseyn liikkeenjohdon konsultoinnista Nokian liiketoiminnan kehitykseen ja Pretaxin talouden ulkoistuspalveluihin. Heikillä on kokemusta pilvipalveluista, taloushallinnon arjesta ja johtamisesta, kansainvälisestä liiketoiminnasta sekä yritysten strategioista. Koulutukseltaan Heikki on tuotantotalouden DI.

Vapaa-aikaansa Heikki viettää radio-ohjattavien lentokoneiden ja suunnistuksen parissa. Unelmia vaaliva mies viihtyy metsässä kompassin ja kaksospoikiensa kanssa – ja on kaksonen itsekin.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Tilaan uutiskirjeen aiheesta