Ammattiopisto Luovi yhtenäisti asiakkuudenhallintaa CRM-ratkaisun avulla

Vuonna 2011 Luovissa käynnistettiin projekti tiedonhallinnan kokonaiskehittämiseen. Oppilaitoksessa oltiin uusimassa mm. intraratkaisua, joka päätettiin toteuttaa Office 365 -palvelussa. Samassa yhteydessä mietittiin, miten eri ohjelmistot saataisiin keskustelemaan keskenään mahdollisimman saumattomasti. Microsoft Dynamics CRM oli Luoville luonteva vaihtoehto, sillä Microsoftin tuotteet ovat yleisesti käytössä oppilaitosmaailmassa. Samalla yhteistyökumppaniksi valikoitui Mepco.

Uusi järjestelmä mahdollisti keskitetyn viestinnän Luovin eri kohderyhmiin valtakunnallisella tasolla: ”Aiemmin Luovin seitsemän yksikön suoramarkkinointia hoidettiin Excel-taulukoilla”, Luovin viestintäsuunnittelija Elina Koskela kertoo. ”Pelkkään paikalliseen päivittämiseen on kulunut valtavat määrät työtunteja.”

Kaikki saman katon alla

Luovi ja Mepco ovat tehneet yhteistyötä myös vuonna 2014, kun Luoville kehitettiin projektinhallintalaajennus. Vuonna 2012 käyttöönotettua Microsoft Dynamics 2011 -järjestelmäversiota ollaan parhaillaan päivittämässä uusimpaan versioon.

”Ensimmäisen projektin aikana tehtiin paljon taustatyötä ja siirrettiin noin 4500 työssäoppimispaikan tiedot uuteen järjestelmään”, Elina Koskela kertoo. ”Henkilöstö on omaksunut hyvin uuden työssäoppimispaikkarekisterin käytön, eikä kaipuuta vanhaan ole ollut.”

Uuden järjestelmän käyttöönottoa helpotti myös yhdessä organisoitu perehdytys. ”Mepco järjesti koulutuksen CRM:n käyttäjien ydinjoukolle, joka puolestaan koulutti edelleen muut käyttäjät”, Elina Koskela kertoo. ”Meillä oli motivaatiota perehtyä uuteen järjestelmään, koska uskoimme sen hyötyihin. Siksi edelleen kouluttaminen sujui niin hyvin.”

Tulevan päivityksen myötä järjestelmää toivotaan hyödynnettävän enemmän myös opiskelijoiden arjessa. ”Uuden version avulla voidaan tuoda työssäoppimispaikkatietoja opetushenkilöstön ja opiskelijoiden saataville, koska integrointi muiden ohjelmien kanssa onnistuu helpommin”, Elina Koskela toteaa.

”Myös kokonaiskuva hahmottuu helpommin”, Luovin tietohallintopäällikkö Mervi Leinonen jatkaa. ”Koko Luovissa nähdään aidosti, mitä kaikkea yhteistyöyritysten ja eri kohderyhmien kanssa tehdään. Tieto on helpommin jaettavissa eri yksiköiden kesken.”

Projektit haltuun

Vuonna 2014 CRM laajeni käsittämään myös Luovin projektinhallinnan. Projektien budjettia, työaikaa ja etenemistä voidaan seurata entistä tehokkaammin. ”Projektissa työskentelevän ei enää tarvitse ilmoittaa työtuntejaan paperilomakkeilla, vaan se hoituu CRM:n kautta”, Elina Koskela kertoo. ”Myös palkkasiirrot lähtevät järjestelmästä kirjanpito-ohjelmaan.”

Uusi sovellus nopeuttaa työtä ja vie turhaa hallinnointia pois. Se onkin otettu Luovissa aktiiviseen käyttöön. ”Aiemmin raportit on koostettu käsityönä monista eri tiedostoista”, Elina Koskela toteaa. ”Nyt raportointi on helpompaa järjestelmän avulla.”

Yhteistyöllä on merkitystä

Luovissa on huomattu, kuinka suuri merkitys asiakkaan kuuntelemisella ja toimivalla vuorovaikutuksella on projektin etenemiseen.

”Kumppanin on perehdyttävä asiakkaan toimintaan”, Elina Koskela painottaa. ”On vaikeaa ratkaista ongelmia, jos prosesseja ei tunneta. Kumppanilla on paljon hallittavanaan.”

”Myös asiakkaan on ymmärrettävä, mitä hän haluaa ja mitkä ovat kehittämisen tarpeet”, Mervi Leinonen jatkaa. ”Kumppanin on muokattava asiakkaan toiveet ja vaatimukset toimivaksi järjestelmäksi kustannustehokkaalla tavalla. Se ei onnistu ilman asiantuntemusta ja osaamista.”

Lisätiedot:

Mepco Oy: Jarmo Siivari, myyntipäällikkö, 0400 206 776, jarmo.siivari(at)mepco.fi

Luovi: Mervi Leinonen, tietohallintopäällikkö, 040 319 3293, mervi.leinonen(at)luovi.fi

Luovi: Elina Koskela, viestintäsuunnittelija, 040 319 3292, elina.koskela(at)luovi.fi

 

Mepco Oy:n liiketoiminta jaettiin kahteen ydinalueeseen vuoden 2017 alussa, jolloin se jakaantui kahdeksi uudeksi yritykseksi.  Accountor Enterprise Solutions Oy:n toiminnan ytimessä on asiakkaiden prosessien ymmärtäminen ja niiden kehittäminen globaalien liiketoiminta-alustojen avulla.

Työntekijöiden sähköpostiosoitteet ovat nykyään muotoa etunimi.sukunimi@accountorenterprise.fi

 

Facebooktwitterlinkedin

 

Luovi

Luovi on valtakunnallinen ammatillinen erityisoppilaitos, jolla on toimipisteitä yli 20 paikkakunnalla. Luovi tarjoaa ammatilliseen perustutkintoon johtavaa koulutusta, valmentavaa koulutusta sekä ammatillista lisä- ja täydennyskoulutusta opiskelijoille, joilla on erityisen tuen tarve. 750 työntekijän Luovi on osa Hengitysliittoa.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Tilaan uutiskirjeen aiheesta