Ostolaskujen käsittely jatkoi Woikosken sähköistyksiä

Perinteikäs kaasuyhtiö Woikoski on modernisoinut taloushallintoa, sähköistänyt toimintaa ja vapauttanut resursseja kasvavaan liiketoimintaan. Ketterien pilvipalvelujen avulla on hoidettu keväästä 2014 alkaen myös ostolaskujen käsittely ja arkistointi.

Vaikka Woikoski on yli sata vuotta vanha perheyritys, sen kehitystyössä ja tuotannossa hyödynnetään nykyaikaista huipputeknologiaa. Investointitahti on kova: vuoden 2014 aikana on rakennettu kaksi uutta tehdasta, joista uudempi keskittyy vedyn tuotantoon. Kasvuyhtiössä työn tuottavuus haluttiin maksimoida ja resurssit keskittää liiketoiminnan kannalta olennaiseen toimintaan.

”Halusimme sähköistää hallinnolliset, manuaaliset työt. Kymmenellä paikkakunnalla toimivassa yrityksessä paperilaskuja läheteltiin paikkakunnalta toiselle. Pahimmillaan liikkuvaa työtä tekevät ihmiset joutuivat käymään toimistolla pelkästään ostolaskujen käsittelyn, tarkastamisen ja hyväksymisen takia”, Oy Woikoski Ab:n IT-päällikkö Jari Harjula kertoo.

Automatisoinnin kohteina matkahallinto ja ostolaskujen käsittely

Talouden tukiprosesseja lähdettiin automatisoimaan yhdessä Mepco Oy:n kanssa. Matkahallinnon ohjelmisto M2 otettiin käyttöön syksyllä 2013. Woikosken runsaasti matkustava henkilöstö on hyötynyt sähköisen matka- ja kululaskutuksen tehokkuudesta, nopeudesta ja virheettömyydestä.

Kevään 2014 aikana vietiin läpi hanke, jossa ostolaskujen käsittely ja arkistointi sähköistettiin OpusCapita-ohjelmistojen avulla. Maksuliikenteessä käytettiin jo aiemmin saman valmistajan järjestelmää.

”Prosessi kattaa verkkolaskujen välityksen ja paperilaskujen skannauksen, keskitetyn tiliöinnin, verkkopalvelujen avulla hoidettavan kierrätyksen ja hyväksytyksen, maksatuksen, tietojen siirron SAP-toiminnanohjaukseen sekä aineistojen arkistoinnin”, Harjula luettelee ostolaskujen käsittelyn pitkälle automatisoituja työvaiheita.

Syksyn 2014 aikana toteutetaan SAP-järjestelmään kytkettävä tilauksellisten ostolaskujen käsittely, jossa tilaukset, toimitukset ja laskut täsmäytetään toisiinsa.

Pilvipalveluilla tyytyväisiä käyttäjiä

SaaS-palvelujen (Software as a Service) avulla toteutetut prosessit ja työvälineet on otettu vastaan tyytyväisyydellä. Pilvipalvelut ovat käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta kannettavien tietokoneiden, älypuhelinten tai tablettien kautta.

”Toiminnan sähköistäminen on nopeuttanut laskujen kiertoa, säästänyt työaikaa ja parantanut koko organisaation tuottavuutta. Myös tiedonsaanti on parantunut, kun ostolaskuja ei tarvitse enää etsiä kellarissa olevista mapeista”, Harjula korostaa.

Yhteistyö Woikosken ja Mepcon välillä on toiminut hyvin. ”Olen erittäin tyytyväinen verkkopalveluihin, jotka ovat toimineet mainiosti ilman yllättäviä katkoja. Mepco on hoitanut projektejamme ammattitaitoisella ja suunnitelmallisella tavalla. Suosittelen ratkaisujamme ja kumppaniamme mielelläni myös muille yrityksille”, Harjula summaa.

Lisätiedot:

Mepco: Ari Honkaniemi, myyntipäällikkö, puh. 0400 831 788, lähetä sähköpostia

Woikoski: Jari Harjula, IT-päällikkö, puh. 040 143 1157, lähetä sähköpostia

 

Mepco Oy:n liiketoiminta jaettiin kahteen ydinalueeseen vuoden 2017 alussa, jolloin se jakaantui kahdeksi uudeksi yritykseksi.  Accountor Enterprise Solutions Oy:n, toiminnan ytimessä on asiakkaiden prosessien ymmärtäminen ja niiden kehittäminen globaalien liiketoiminta-alustojen avulla.

Työntekijöiden sähköpostiosoitteet ovat nykyään muotoa etunimi.sukunimi@accountorenterprise.fi

 

 

Facebooktwitterlinkedin

 

Oy Woikoski Ab

Oy Woikoski Ab on vuonna 1882 perustettu suomalainen kaasualan uranuurtaja. Perheyritys tuottaa jo neljännessä polvessa teollisia, lääkkeellisiä, elintarvike- ja erikoiskaasuja sekä myy hitsausalan tuotteita. Mäntyharjun Voikoskella sijaitsevan päätoimipisteen lisäksi yrityksellä on kahdeksan omaa toimipistettä ja laaja Suomen kattava jälleenmyyjäverkosto sekä vientimyyntiä Venäjälle, Baltiaan ja muihin Euroopan maihin. Woikosken arvoihin kuuluvat mm. pitkäjänteinen työ, jatkuva innovaatiokyky, vastuun kantaminen ja asiakastyytyväisyys. Tällä hetkellä yritys rakentaa vahvasti vety-yhteiskuntaa investoimalla vedyntuotantoon ja kehittämällä omaa vetytankkauskonseptia. Lisätiedot www.woikoski.fi.

PYSY AJAN TASALLA

TILAA ILMAINEN UUTISKIRJE

Saat yrityksemme tuoreimmat uutiset suoraan sähköpostiisi.

Tilaan uutiskirjeen aiheesta